AI Cho Xuất Nhập Khẩu & Mua HàngQuyển Thượng (上) · 6 tình huống hàng ngày
Anh Khoa phụ trách đặt hàng nhà máy OEM Nhật Bản, nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm Thực phẩm bảo vệ sức khỏe (TPBVSK). Chỉ lệch một chữ trong tên khoa h…
Mục lục · Quyển Thượng (上) · Căn bản & Hàng ngày
Đồng hành cùng Anh Khoa (Chuyên viên Xuất Nhập Khẩu Quốc tế) & Daruma Xanh Genki Fami.
Chọn đúng công cụ AI trong 10 giây
Mỗi tình huống của Anh Khoa đều kết thúc bằng việc lưu sản phẩm chuẩn vào Google Drive chung để cả phòng dùng lại:
Viết văn bản tự nhiên, dựng bảng/biểu đồ trực quan bằng Artifacts và dùng Cowork đọc hàng loạt file chứng từ/báo cáo.
NotebookLM: tra cứu quy chế/hồ sơ SP từ Drive 0% bịa đặt. Gemini Sheets/Docs/Nano Banana/Flow: xử lý bảng tính, ảnh & video.
Thư mục gốc GenkiFami_Drive / 07_XuatNhapKhau_MuaHang / gồm: 01_DamPhan_OEM_NCC/ (Email đàm phán nhà máy Nhật/Quốc tế, yêu cầu báo giá (RFQ) và hợp đồng ngoại thương) · 02_ChungTu_LoHang_Import/ (Bộ chứng từ từng lô: Invoice, Packing List, B/L, CO Form AJ/VJ, CFS, Health Cert, COA) · 03_HSCode_GiaVon_LandedCost/ (Bảng tra cứu mã HS Code thực phẩm/TPBVSK và bảng tính giá vốn nhập kho) · 04_KiemTraNhaNuoc_ATTP/ (Hồ sơ đăng ký kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm nhập khẩu và lịch tàu ETD/ETA).
Soạn & dịch thư đàm phán nhà máy OEM Nhật Bản / Quốc tế chuẩn thuật ngữ Thực phẩm & TPBVSK
Rút ngắn từ "45 phút tra từ điển & soạn thư" còn "5 phút có thư song ngữ chuẩn OEM"
Chuyện của Anh Khoa (Chuyên viên Xuất Nhập Khẩu Quốc tế): Nhà máy Nhật gửi email báo tiến độ đóng nang mềm và hỏi quy cách màng seal nhôm bằng tiếng Nhật chuyên ngành. Anh Khoa dùng AI dịch kèm chú giải thuật ngữ và soạn thư trả lời lịch thiệp chuẩn Keigo trong 5 phút!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Hiểu sâu thuật ngữ sản xuất thực phẩm chức năng (OEM/ODM), thương mại quốc tế (Incoterms 2020) và văn phong kính ngữ kinh doanh Nhật – Anh – Việt.
Gemini Notebook (NotebookLM) — Đối chiếu thuật ngữ với Hợp đồng OEM gốc đã lưu trên Google Drive.. Lưu bản nháp thỏa thuận quan trọng vào 01_DamPhan_OEM_NCC/ theo tên [MaNCC]_[TenSP]_Negotiation_[YYYYMMDD].
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu bản nháp thỏa thuận quan trọng vào 01_DamPhan_OEM_NCC/ theo tên [MaNCC]_[TenSP]_Negotiation_[YYYYMMDD].
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Mở thư mục
01_DamPhan_OEM_NCC/trên Google Drive, copy nội dung email của đối tác và các ý chính cần phản hồi. - B2
Dán vào Prompt để AI dịch nghĩa chính xác, giải thích thuật ngữ OEM/Incoterms và soạn thư phản hồi song ngữ (Anh – Việt hoặc Nhật – Việt).
- B3
Kiểm tra lại các con số (số lượng, ngày giao ETD, điều kiện FOB/CIF) rồi gửi và lưu lịch sử trao đổi vào hồ sơ lô hàng trên Drive.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Đàm phán quốc tế ngành TPBVSK cần chuẩn thuật ngữ kỹ thuật (OEM/GMP) và chốt rõ mốc thời gian kèm điều kiện Incoterms.
Cách hỏi sai: "Dịch email này và trả lời giúp tôi."
Cách làm đúng: Nêu rõ bối cảnh OEM TPBVSK + yêu cầu dịch kèm giải thích thuật ngữ + soạn thư đối chiếu song ngữ.
Hậu quả: Dịch sai thuật ngữ bào chế/bao bì, giọng văn cụt lủn hoặc thiếu mốc thời gian ràng buộc.
Kết quả chuẩn: Email chuyên nghiệp, chuẩn thuật ngữ nhà máy, đối tác Nhật/Quốc tế đánh giá cao.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu bản nháp thỏa thuận quan trọng vào 01_DamPhan_OEM_NCC/ theo tên [MaNCC]_[TenSP]_Negotiation_[YYYYMMDD].
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Lưu 1 file Google Docs bảng thuật ngữ Nhật–Anh–Việt của công ty vào Gemini Notebook để tra cứu thống nhất.
Luôn dặn AI giữ nguyên 100% số lượng, đơn giá, hàm lượng hoạt chất.
Cuối thư luôn có bảng 3 cột: [Hạng mục | Nội dung chốt | Ngày hoàn thành].
Lưu bản nháp thỏa thuận quan trọng vào 01_DamPhan_OEM_NCC/ theo tên [MaNCC]_[TenSP]_Negotiation_[YYYYMMDD].
Chính xác! Bản đối chiếu song ngữ giúp kiểm soát 100% cam kết kỹ thuật và thương mại.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Soát bộ chứng từ nháp (Invoice, Packing List, B/L, CO, Health Cert, COA) tìm điểm lệch trong 3 phút
Rút ngắn từ "60 phút dò mắt 7 chứng từ" còn "3 phút có bảng báo lỗi đối chiếu chéo"
Chuyện của Anh Khoa (Chuyên viên Xuất Nhập Khẩu Quốc tế): Trước khi nhà máy phát hành vận đơn B/L và CO bản gốc, Anh Khoa đưa bản nháp vào Gemini Notebook & Claude để đối chiếu chéo từng ký tự, bắt ngay lỗi lệch số Lot và quy cách đóng gói!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Đọc đồng thời nhiều file PDF chứng từ nháp trong cùng một sổ tay và lập bảng đối chiếu từng trường dữ liệu với độ chính xác ký tự cao.
Claude Chat — Tốt khi cần dán trực tiếp nội dung văn bản của 3–4 chứng từ để so sánh nhanh.. Lưu biên bản soát chứng từ vào 02_ChungTu_LoHang_Import/Lo_[SoLo]/Checklist_Draft.doc làm bằng chứng duyệt phát hành B/L.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu biên bản soát chứng từ vào 02_ChungTu_LoHang_Import/Lo_[SoLo]/Checklist_Draft.doc làm bằng chứng duyệt phát hành B/L.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Tải toàn bộ file PDF chứng từ nháp (Draft Invoice, Packing List, Draft B/L, Draft CO Form AJ/VJ, COA, Bản công bố sản phẩm) vào thư mục
02_ChungTu_LoHang_Import/Lo_[SoLo]/trên Google Drive. - B2
Mở Gemini Notebook (NotebookLM), thêm các file vừa tải từ Google Drive vào làm Nguồn (Sources) và chạy Prompt đối chiếu chéo.
- B3
Xuất bảng các điểm lệch sang Google Docs để gửi nhà máy sửa ngay trước khi in bản chính.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Phát hiện lỗi ở bản nháp (Draft) tốn 0 đồng; phát hiện lỗi khi hàng đã cập cảng tốn hàng chục triệu đồng phí lưu bãi và tu chỉnh C/O.
Cách hỏi sai: "Xem giúp tôi bộ chứng từ này ổn chưa."
Cách làm đúng: Nạp đủ file vào Gemini Notebook + liệt kê 8–10 trường bắt buộc phải so khớp từng ký tự.
Hậu quả: AI trả lời chung chung "nhìn chung hợp lệ", bỏ sót lỗi lệch 1 chữ số trong số Lot hoặc Net Weight.
Kết quả chuẩn: Bảng đối chiếu chỉ rõ từng chỗ lệch giữa Invoice – P/L – B/L – CO – COA.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu biên bản soát chứng từ vào 02_ChungTu_LoHang_Import/Lo_[SoLo]/Checklist_Draft.doc làm bằng chứng duyệt phát hành B/L.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Luôn nạp kèm file Bản công bố sản phẩm đã được Cục ATTP cấp để kiểm tra tên sản phẩm và quy cách trên COA/Invoice có khớp 100% không.
Yêu cầu AI cộng lại Số lượng x Đơn giá = Thành tiền và Số thùng x Quy cách = Tổng lọ.
Mã HS trên CO Form AJ/VJ phải khớp tối thiểu 6 số đầu (Subheading) với biểu thuế nhập khẩu.
Lưu biên bản soát chứng từ vào 02_ChungTu_LoHang_Import/Lo_[SoLo]/Checklist_Draft.doc làm bằng chứng duyệt phát hành B/L.
Chính xác! Chỉ cần tên sản phẩm hoặc quy cách trên Invoice/COA khác với Bản công bố là không thể thông quan ATTP.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Dùng Gemini Notebook tra cứu & lập luận mã HS Code cho Thực phẩm & TPBVSK từ bảng thành phần
Rút ngắn từ "2 giờ tra biểu thuế & chú giải HS" còn "10 phút có phiếu phân tích mã HS có căn cứ"
Chuyện của Anh Khoa (Chuyên viên Xuất Nhập Khẩu Quốc tế): Sản phẩm mới dạng thạch uống chứa Collagen, Vitamin C và chiết xuất nhau thai dễ bị phân vân giữa nhóm 2106 (Chế phẩm thực phẩm khác) và 2202 (Đồ uống). Anh Khoa dùng Gemini Notebook nạp Chú giải HS (EN) và Biểu thuế để lập luận mã HS chặt chẽ!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Tra cứu chính xác trên Biểu thuế XNK hiện hành, Chú giải chi tiết HS (Explanatory Notes) và các Thông báo kết quả phân loại trước đây bạn nạp vào từ Google Drive.
Claude Chat — Hỗ trợ dịch mô tả kỹ thuật quy trình sản xuất để làm hồ sơ xác định trước mã số.. Lưu phiếu phân tích vào 03_HSCode_GiaVon_LandedCost/HSCode_[MaSP].pdf để lưu hồ sơ sau thông quan 5 năm.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu phiếu phân tích vào 03_HSCode_GiaVon_LandedCost/HSCode_[MaSP].pdf để lưu hồ sơ sau thông quan 5 năm.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Nạp file Biểu thuế XNK phần Chương 15–22, 29–30, Chú giải HS Chương 21/22 và Bảng thành phần (COA/Formula) của sản phẩm vào Gemini Notebook từ thư mục
03_HSCode_GiaVon_LandedCost/. - B2
Chạy Prompt yêu cầu phân tích bản chất hàng hóa (thành phần, dạng bào chế, công dụng, cách đóng gói) theo 6 quy tắc tổng quát phân loại hàng hóa (GIR).
- B3
Lưu Phiếu phân tích mã HS kèm trích dẫn chú giải vào Google Drive để thống nhất với đại lý hải quan (Forwarder/Customs Broker).
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Áp mã HS cho thực phẩm & TPBVSK phải dựa trên bản chất thành phần + dạng bào chế + Chú giải HS, không đoán theo tên thương mại.
Cách hỏi sai: "Sản phẩm nước uống collagen mã HS là gì?"
Cách làm đúng: Nạp Biểu thuế + Chú giải HS + Bảng thành phần % vào Gemini Notebook và yêu cầu phân tích theo GIR.
Hậu quả: AI đoán mò mã HS mà không xét hàm lượng, dạng bào chế và chú giải chương, dễ áp nhầm giữa thực phẩm 2106 và đồ uống 2202.
Kết quả chuẩn: Có lập luận pháp lý rõ ràng kèm trích dẫn Chú giải HS và bảng so sánh thuế suất các Form CO.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu phiếu phân tích vào 03_HSCode_GiaVon_LandedCost/HSCode_[MaSP].pdf để lưu hồ sơ sau thông quan 5 năm.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Cùng 1 mặt hàng Nhật Bản, so sánh thuế suất giữa CO Form AJ (ASEAN-Nhật), Form VJ (Việt-Nhật) và CPTPP để yêu cầu nhà máy xin Form có lợi nhất.
Đưa các tờ khai đã thông quan và văn bản xác định trước mã số vào NotebookLM để làm tiền lệ tra cứu.
Quyết định cuối cùng luôn đối chiếu với bộ phận Khai báo Hải quan có chứng chỉ hành nghề.
Lưu phiếu phân tích vào 03_HSCode_GiaVon_LandedCost/HSCode_[MaSP].pdf để lưu hồ sơ sau thông quan 5 năm.
Chính xác! Chọn đúng Form C/O tối ưu giúp tiết kiệm trực tiếp 5%–15% giá vốn hàng nhập.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Lập bảng tính nhanh Giá vốn nhập kho (Landed Cost) theo 3 kịch bản số lượng & đường vận chuyển (Air vs Sea)
Rút ngắn từ "50 phút lập bảng Excel thủ công" còn "8 phút có bảng Landed Cost 3 kịch bản"
Chuyện của Anh Khoa (Chuyên viên Xuất Nhập Khẩu Quốc tế): Ban Giám đốc hỏi: "Nếu nhập 3.000 hộp đi đường hàng không (Air) so với 10.000 hộp đi đường biển (Sea) thì giá vốn về đến kho chênh nhau bao nhiêu mỗi hộp?". Anh Khoa dùng AI dựng ngay mô hình tính Landed Cost trên Google Sheets trong 8 phút!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Tự động thiết lập công thức phân bổ chi phí cố định và chi phí biến đổi trên từng đơn vị sản phẩm (Unit Landed Cost) theo nhiều phương án MOQ và phương thức vận chuyển.
Claude Artifacts — Tạo bảng trượt tương tác (Slider) tỷ giá JPY/USD và sản lượng ngay trên trình duyệt.. Lưu bảng tính chuẩn vào 03_HSCode_GiaVon_LandedCost/Template_LandedCost_GenkiFami để tái sử dụng cho mọi sản phẩm mới.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu bảng tính chuẩn vào 03_HSCode_GiaVon_LandedCost/Template_LandedCost_GenkiFami để tái sử dụng cho mọi sản phẩm mới.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Chuẩn bị các thông số: Giá EXW/FOB, trọng lượng/thể tích thùng (CBM/Gross Weight), báo giá cước Forwarder (Air/Sea LCL/FCL), thuế suất NK, phí hải quan & kiểm tra ATTP.
- B2
Dán vào Prompt để AI xuất cấu trúc bảng và công thức Google Sheets tính Giá vốn đơn vị (Unit Landed Cost) cho 3 kịch bản.
- B3
Lưu vào
03_HSCode_GiaVon_LandedCost/và chia sẻ cho Kế toán + Giám đốc duyệt phương án đặt hàng.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Quyết định nhập hàng luôn dựa trên Giá vốn về đến kho (Landed Cost/đơn vị), tuyệt đối không chỉ nhìn vào giá FOB.
Cách hỏi sai: "Đổi giá FOB 1.200 Yên sang tiền Việt giúp tôi."
Cách làm đúng: Cung cấp đủ thông số kích thước thùng, thuế, phí cố định/biến đổi và yêu cầu so sánh 3 kịch bản Air vs Sea.
Hậu quả: Bỏ quên thuế nhập khẩu, cước vận chuyển, phí kiểm nghiệm ATTP và rủi ro tỷ giá, làm định giá bán bị hụt biên lợi nhuận.
Kết quả chuẩn: Nhìn rõ giá vốn thực tế từng hộp ở mỗi mức sản lượng để ra quyết định đặt hàng chính xác.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu bảng tính chuẩn vào 03_HSCode_GiaVon_LandedCost/Template_LandedCost_GenkiFami để tái sử dụng cho mọi sản phẩm mới.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Đi đường hàng không (Air) luôn dặn AI so sánh Gross Weight và Volume Weight `(Dài x Rộng x Cao / 6000)` để lấy số lớn hơn.
Luôn cộng biên độ dự phòng tỷ giá 1,5%–2% vào bảng tính giá vốn để tránh lỗ khi thanh toán T/T.
Phí kiểm nghiệm ATTP và mở tờ khai là cố định theo lô, nhập càng ít thì chi phí trên mỗi hộp càng cao.
Lưu bảng tính chuẩn vào 03_HSCode_GiaVon_LandedCost/Template_LandedCost_GenkiFami để tái sử dụng cho mọi sản phẩm mới.
Chính xác! Hộp thực phẩm chức năng thường nhẹ nhưng cồng kềnh nên rất hay bị tính theo Volume Weight.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Soạn Hồ sơ yêu cầu báo giá (RFQ) & lập ma trận chấm điểm 5 nhà cung cấp bao bì / Forwarder
Rút ngắn từ "90 phút soạn RFQ & gom bảng giá" còn "10 phút có bộ RFQ + Ma trận so sánh"
Chuyện của Anh Khoa (Chuyên viên Xuất Nhập Khẩu Quốc tế): Cần chọn đơn vị vận chuyển quốc tế (Forwarder) có kho mát bảo quản TPBVSK và nhà in hộp giấy cao cấp đạt chuẩn Nhật. Anh Khoa dùng AI tạo bản RFQ chuẩn hóa để 5 nhà cung cấp báo giá trên cùng một mặt bằng!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Chuẩn hóa cấu trúc biểu mẫu báo giá (buộc NCC điền đúng các dòng chi phí trọn gói All-in) và tự động chuẩn hóa bảng so sánh đa tiêu chí.
Gemini trong Google Docs — Soạn nhanh thư mời chào giá và phụ lục tiêu chuẩn kỹ thuật.. Lưu bảng tổng hợp báo giá và biên bản chọn nhà cung cấp vào 01_DamPhan_OEM_NCC/ để minh bạch khi kiểm toán nội bộ.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu bảng tổng hợp báo giá và biên bản chọn nhà cung cấp vào 01_DamPhan_OEM_NCC/ để minh bạch khi kiểm toán nội bộ.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Xác định yêu cầu kỹ thuật của gói mua sắm (VD: Tuyến vận chuyển Nhật – Cát Lái/Nội Bài, điều kiện nhiệt độ 15–25°C, hoặc quy cách hộp giấy Ivory 350gsm ép kim).
- B2
Dán vào Prompt để AI tạo: 1) Thư mời chào giá (RFQ); 2) Biểu mẫu báo giá chuẩn (buộc tách rõ từng khoản phí, không phí ẩn); 3) Bảng ma trận chấm điểm trọng số.
- B3
Lưu vào
01_DamPhan_OEM_NCC/RFQ_[HangMuc]/và gửi link biểu mẫu cho các nhà cung cấp.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Muốn so sánh báo giá không bị hớ, hãy buộc mọi nhà cung cấp báo giá trên cùng một biểu mẫu chuẩn (All-in Template) của mình.
Cách hỏi sai: "Báo giá giúp mình cước vận chuyển lô hàng từ Tokyo về Hải Phòng."
Cách làm đúng: Gửi biểu mẫu RFQ tách rõ Freight + Local charges cảng đi/cảng đến + phí làm thủ tục ATTP + thời gian miễn lưu kho.
Hậu quả: Forwarder báo cước biển cực rẻ (thậm chí 0 đồng) nhưng thu phí Local charges tại cảng đích cao gấp 3 lần.
Kết quả chuẩn: Nhìn thấy tổng chi phí thực tế từ cửa nhà máy đến cửa kho (Door-to-Door) và chọn đúng đối tác uy tín.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu bảng tổng hợp báo giá và biên bản chọn nhà cung cấp vào 01_DamPhan_OEM_NCC/ để minh bạch khi kiểm toán nội bộ.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Với hàng LCL (hàng lẻ đường biển), luôn bắt báo đủ phí CFS, D/O, THC, CIC, Handling tại cảng đích.
Với viên nang mềm hoặc men vi sinh, yêu cầu Forwarder cam kết kho CFS mát và container cách nhiệt.
Dùng ma trận trọng số để trình Ban Giám đốc duyệt nhà cung cấp minh bạch.
Lưu bảng tổng hợp báo giá và biên bản chọn nhà cung cấp vào 01_DamPhan_OEM_NCC/ để minh bạch khi kiểm toán nội bộ.
Chính xác! Trong hàng lẻ LCL, phí Local charges tại cảng đến thường chiếm tỷ trọng lớn nhất.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Lập bảng theo dõi lịch tàu (ETD/ETA) & bộ hồ sơ Kiểm tra nhà nước về An toàn thực phẩm nhập khẩu
Rút ngắn từ "40 phút rà hồ sơ thủ công từng lô" còn "5 phút có Checklist & Lịch tiến độ chuẩn"
Chuyện của Anh Khoa (Chuyên viên Xuất Nhập Khẩu Quốc tế): Tàu sắp cập cảng Cát Lái sau 3 ngày nữa. Anh Khoa dùng AI rà ngay Checklist hồ sơ đăng ký Kiểm tra nhà nước về ATTP trên Cổng thông tin một cửa quốc gia để hàng về là lấy mẫu thông quan ngay!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Tự động tính lùi mốc thời gian (Backward Scheduling) từ ngày dự kiến tàu cập cảng (ETA) để nhắc từng bước chuẩn bị hồ sơ trước 7 ngày, 3 ngày và ngày tàu đến.
Gemini Notebook (NotebookLM) — Tra cứu điều kiện được áp dụng phương thức "Kiểm tra giảm" theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP.. Lưu bảng theo dõi tại 04_KiemTraNhaNuoc_ATTP/Shipment_Tracker_2026 để Ban Giám đốc và Kho xem trực tuyến.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu bảng theo dõi tại 04_KiemTraNhaNuoc_ATTP/Shipment_Tracker_2026 để Ban Giám đốc và Kho xem trực tuyến.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Lấy thông tin lô hàng sắp về (Tên SP, Phương thức kiểm tra: Giảm / Thông thường / Chặt, Ngày tàu chạy ETD, Ngày tàu đến ETA, Cảng đích).
- B2
Dán vào Prompt để AI xuất: 1) Bảng lịch hành động lùi (T-7, T-3, T-1, T+0, T+2); 2) Checklist hồ sơ cần nộp trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.
- B3
Lưu vào
04_KiemTraNhaNuoc_ATTP/và chia sẻ với bộ phận Pháp chế + Kho vận để chuẩn bị kho đón hàng.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Thông quan hàng thực phẩm nhanh hay chậm được quyết định ở 7 ngày trước khi tàu cập cảng (T-7), không phải đợi tàu đến mới làm hồ sơ.
Cách hỏi sai: "Hàng về cảng rồi cần giấy tờ gì để lấy hàng?"
Cách làm đúng: Cung cấp ngày ETA + loại hình ATTP + yêu cầu lập lịch đếm ngược T-7 đến T+2 và checklist hồ sơ một cửa quốc gia.
Hậu quả: Đến khi tàu cập cảng mới gom hồ sơ thì đã trễ hạn miễn phí lưu kho bãi (Free time DEM/DET).
Kết quả chuẩn: Hồ sơ sẵn sàng trước khi tàu cập cảng, nộp thuế và lấy mẫu ngay trong ngày tàu đến.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu bảng theo dõi tại 04_KiemTraNhaNuoc_ATTP/Shipment_Tracker_2026 để Ban Giám đốc và Kho xem trực tuyến.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Sau 3 lần liên tiếp đạt yêu cầu nhập khẩu cùng mặt hàng/nhà sản xuất, hãy phối hợp Pháp chế làm hồ sơ xin áp dụng Kiểm tra giảm để thông quan siêu tốc.
Luôn xin hãng tàu 7–14 ngày Free DEM/DET đối với hàng thực phẩm phải chờ kết quả kiểm nghiệm.
Gửi số lượng thùng và số Lot dự kiến cho Kho trước 3 ngày để Kho sắp xếp khu vực biệt trữ chờ kết quả kiểm nghiệm.
Lưu bảng theo dõi tại 04_KiemTraNhaNuoc_ATTP/Shipment_Tracker_2026 để Ban Giám đốc và Kho xem trực tuyến.
Chính xác! Chuẩn bị xong trước khi tàu cập cảng giúp thông quan ngay trong thời gian miễn phí lưu bãi.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành6 nguyên tắc bỏ túi cùng Anh Khoa
- 01
Đàm phán nhà máy OEM Nhật/Quốc tế (Claude Chat / Gemini): Xuất thư đối chiếu song ngữ và khóa chặt mã hàng, hàm lượng, điều kiện Incoterms.
- 02
Soát bộ chứng từ nháp (Invoice, P/L, B/L, CO, COA) (Gemini Notebook (NotebookLM)): Nạp kèm Bản công bố sản phẩm vào NotebookLM để đối chiếu chéo 10 trường bắt buộc.
- 03
Tra cứu & lập luận mã HS Code thực phẩm/TPBVSK (Gemini Notebook (NotebookLM)): Nạp Biểu thuế + Chú giải HS + Bảng thành phần % để phân tích theo quy tắc GIR.
- 04
Tính giá vốn nhập kho (Landed Cost) Air vs Sea (Claude / Gemini Sheets): Phân bổ đủ thuế, cước (Chargeable Weight), phí Local charges và kiểm nghiệm trên từng hộp.
- 05
Soạn hồ sơ mời báo giá (RFQ) Forwarder/Bao bì (Claude Chat + Sheets): Buộc mọi nhà cung cấp điền chung 1 biểu mẫu báo giá trọn gói (All-in) để chặn phí ẩn.
- 06
Đón tàu & Kiểm tra nhà nước về ATTP (Claude + Google Sheets): Lập lịch đếm ngược từ mốc T-7 trước ngày ETA để hoàn tất hồ sơ một cửa quốc gia.
Biên soạn cho Genki Fami dựa trên học liệu Chibo Academy & phong cách Genki Cẩm Nang. Lưu trữ đồng bộ qua Google Drive.