AI Cho Sale AdminQuyển Thượng (上) · 6 tình huống hàng ngày
Mỗi ngày của Minh (Sale Admin) là cuộc đua với tốc độ: Điện thoại reo liên tục, 15 nhóm Zalo đại lý nhắn đặt hàng viết tắt loạn xạ, Sale giục xuất báo giá …
Mục lục · Quyển Thượng (上) · Căn bản & Hàng ngày
Đồng hành cùng Minh (Sale Admin Điều phối Genki Fami) & Daruma Xanh Genki Fami.
Chọn đúng công cụ AI trong 10 giây
Mỗi tình huống của Minh đều kết thúc bằng việc lưu sản phẩm chuẩn vào Google Drive chung để cả phòng dùng lại:
Viết văn bản tự nhiên, dựng bảng/biểu đồ trực quan bằng Artifacts và dùng Cowork đọc hàng loạt file chứng từ/báo cáo.
NotebookLM: tra cứu quy chế/hồ sơ SP từ Drive 0% bịa đặt. Gemini Sheets/Docs/Nano Banana/Flow: xử lý bảng tính, ảnh & video.
Thư mục gốc GenkiFami_Drive / 03_SaleAdmin_VanHanh / gồm: 01_DonHang_XuatKho_HangNgay/ (Lưu bảng tổng hợp đơn hàng bóc từ Zalo và phiếu đề nghị xuất kho theo ngày) · 02_BaoGia_HopDong_DaiLy/ (Lưu các mẫu báo giá chuẩn, chính sách chiết khấu và hợp đồng đại lý PDF/Docs) · 03_CamNang_SanPham_NotebookLM/ (Lưu tài liệu đào tạo sản phẩm Genki Fami, Q&A và bảng giá gốc cho NotebookLM) · 04_BaoCao_DoanhSo_CRM/ (Lưu dữ liệu khách hàng đã làm sạch và báo cáo doanh số tuần/tháng).
Bóc 30 tin nhắn đặt hàng Zalo viết tắt, lộn xộn thành bảng chuẩn lên đơn xuất kho
Rút ngắn từ "45 phút dịch tin nhắn & gõ từng đơn hàng" còn "2 phút bóc thành bảng chuẩn mã SKU"
Chuyện của Minh (Sale Admin Điều phối Genki Fami): Đại lý nhắn Zalo: Em ơi cho chị 5 hộp bổ gan, 3 xương khớp, tặng kèm 1 hộp dùng thử như tháng trước về kho Cầu Giấy nhé! Thay vì ngồi dịch từng chữ, Minh dán 20 tin nhắn vào Gemini để ra bảng mã SKU chuẩn chỉnh!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Ánh xạ cực thông minh từ "tên gọi dân dã/viết tắt" của khách sang đúng "Mã SKU chính thức" của công ty và bấm 1 nút xuất thẳng ra Google Sheets trên Drive.
ChatGPT Plus — Tốt khi khách gửi đơn hàng bằng ảnh chụp tờ giấy viết tay.. Lưu bảng đơn hàng hàng ngày vào thư mục 01_DonHang_XuatKho_HangNgay/ trên Google Drive và chia sẻ quyền Comment cho thủ kho để tích xác nhận đã đóng gói.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu bảng đơn hàng hàng ngày vào thư mục 01_DonHang_XuatKho_HangNgay/ trên Google Drive và chia sẻ quyền Comment cho thủ kho để tích xác nhận đã đóng gói.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Copy danh mục Bảng quy chiếu Mã SKU chính thức của công ty (VD: `GF-GAN01 = Viên uống Bổ gan Genki Fami`) lưu sẵn trên Google Drive.
- B2
Copy gom 10–20 tin nhắn đặt hàng từ Zalo dán vào Gemini/Claude kèm bảng quy chiếu SKU.
- B3
Kiểm tra cột Cảnh báo thiếu thông tin rồi bấm Export to Sheets lưu vào
01_DonHang_XuatKho_HangNgay/trên Drive để chuyển cho bộ phận Kho.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Chìa khóa để AI không bao giờ nhầm tên sản phẩm là cung cấp "Từ điển Ánh xạ (Tên gọi tắt của khách → Mã SKU chuẩn của kho)" ngay trong Prompt.
Cách hỏi sai: "Tóm tắt mấy tin nhắn đặt hàng này thành bảng cho tôi."
Cách làm đúng: Đưa Bảng quy chiếu Mã SKU + yêu cầu tách mỗi SKU 1 dòng + tách riêng cột Hàng bán và Hàng tặng + gắn cờ khi thiếu SĐT/địa chỉ.
Hậu quả: AI giữ nguyên chữ "bổ gan", "hộp xanh" của khách làm phần mềm kho không nhận diện được mã hàng.
Kết quả chuẩn: Bảng dữ liệu sạch 100%, import thẳng vào phần mềm bán hàng hoặc gửi kho đóng gói ngay.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu bảng đơn hàng hàng ngày vào thư mục 01_DonHang_XuatKho_HangNgay/ trên Google Drive và chia sẻ quyền Comment cho thủ kho để tích xác nhận đã đóng gói.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Nhiều cô chú chủ nhà thuốc/đại lý thích viết đơn ra giấy rồi chụp ảnh gửi Zalo. Bạn chỉ cần đính kèm ảnh đó vào Gemini kèm Prompt trên là AI đọc chữ viết tay tiếng Việt ra bảng ngay!
Dặn AI: "Kiểm tra SĐT người nhận nếu thiếu hoặc thừa so với 10 chữ số (bắt đầu bằng số 0) thì báo đỏ ngay ở cột Cảnh báo".
Giúp bộ phận Kế toán (Chị Mai) xuất hóa đơn đúng quy định hàng khuyến mại không thu tiền mà không bị lệch tồn kho.
Lưu bảng đơn hàng hàng ngày vào thư mục 01_DonHang_XuatKho_HangNgay/ trên Google Drive và chia sẻ quyền Comment cho thủ kho để tích xác nhận đã đóng gói.
Chính xác! Nếu gộp chung số lượng tặng vào số lượng bán sẽ làm sai lệch tổng tiền phải thu của đơn hàng.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Tạo Báo giá bậc thang chiết khấu & Thư đề xuất hợp tác đại lý trong 2 phút
Rút ngắn từ "30 phút tính chiết khấu & căn chỉnh bảng báo giá" còn "2 phút có Báo giá 3 phương án kèm phân tích lợi nhuận đại lý"
Chuyện của Minh (Sale Admin Điều phối Genki Fami): Sale vừa bước ra khỏi nhà thuốc lớn, gọi về: Minh ơi gửi ngay báo giá 3 mức nhập 10 triệu, 30 triệu, 50 triệu kèm tính sẵn lợi nhuận cho nhà thuốc để anh chốt luôn! Nhờ AI, 2 phút sau file PDF báo giá đã nằm trên Google Drive sẵn sàng gửi Zalo!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Tính toán chính xác bảng so sánh 3 gói đầu tư (Cơ bản - Tiêu chuẩn - VIP), làm nổi bật số tiền lời thực tế của đại lý và trình bày bố cục cực kỳ thuyết phục.
Claude Artifacts — Khi muốn xuất Báo giá dưới dạng trang Web/PDF thiết kế sang trọng (sẽ học sâu ở Quyển Hạ 下).. Lưu bản Google Docs và bản PDF vào thư mục 02_BaoGia_HopDong_DaiLy/[Nam_Thang]/ trên Google Drive với quy tắc tên BaoGia_[TenDaiLy]_[YYYYMMDD].pdf để cả Sale và Kế toán cùng tra cứu khi khách chuyển tiền.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu bản Google Docs và bản PDF vào thư mục 02_BaoGia_HopDong_DaiLy/[Nam_Thang]/ trên Google Drive với quy tắc tên BaoGia_[TenDaiLy]_[YYYYMMDD].pdf để cả Sale và Kế toán cùng tra cứu khi khách chuyển tiền.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Lấy bảng Chính sách chiết khấu đại lý chuẩn từ thư mục
02_BaoGia_HopDong_DaiLy/trên Google Drive. - B2
Nhập tên đối tác, danh mục sản phẩm khách quan tâm và 3 mức ngân sách dự kiến vào Prompt.
- B3
Dán kết quả vào mẫu Google Docs có sẵn Logo công ty trên Drive, xuất PDF (
File → Download → PDF) và gửi link/file cho Sale.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Báo giá thông thường chỉ liệt kê "Khách phải trả bao nhiêu tiền"; Báo giá chốt đơn đỉnh cao phải tính sẵn "Khách thu về bao nhiêu tiền lời" theo 3 lựa chọn.
Cách hỏi sai: "Làm bảng báo giá 3 sản phẩm này chiết khấu 25% cho nhà thuốc An Tâm."
Cách làm đúng: Thiết kế 3 gói so sánh (Khởi động / Tăng trưởng - Khuyên dùng / Chiến lược) + tính rõ Lợi nhuận gộp đại lý thu về + quyền lợi hỗ trợ Sell-out.
Hậu quả: Bảng giá đơn điệu 1 phương án duy nhất, khách nhìn vào chỉ thấy số tiền phải chi ra nên dễ chần chừ.
Kết quả chuẩn: Tạo hiệu ứng tâm lý mỏ neo giúp 70% đại lý chủ động chọn Gói Tăng Trưởng ở giữa.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu bản Google Docs và bản PDF vào thư mục 02_BaoGia_HopDong_DaiLy/[Nam_Thang]/ trên Google Drive với quy tắc tên BaoGia_[TenDaiLy]_[YYYYMMDD].pdf để cả Sale và Kế toán cùng tra cứu khi khách chuyển tiền.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Luôn dặn AI: "Kiểm tra lại phép nhân Số lượng × Đơn giá sau chiết khấu ở từng dòng xem đã khớp 100% với dòng Tổng thanh toán chưa".
Tạo 1 thư mục Google Drive chứa Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm, chứng nhận GMP Nhật Bản (chế độ View) và chèn link/QR vào chân trang báo giá để tăng 200% độ tin cậy!
Luôn có dòng: "Chính sách tặng kèm POSM và X hộp mẫu áp dụng cho đơn hàng xác nhận trước ngày DD/MM/YYYY" để thúc đẩy chốt đơn nhanh.
Lưu bản Google Docs và bản PDF vào thư mục 02_BaoGia_HopDong_DaiLy/[Nam_Thang]/ trên Google Drive với quy tắc tên BaoGia_[TenDaiLy]_[YYYYMMDD].pdf để cả Sale và Kế toán cùng tra cứu khi khách chuyển tiền.
Chính xác! Đây là hiệu ứng tâm lý Mỏ neo (Decoy/Tiered Pricing) kết hợp bài toán ROI thực tế cho đại lý.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Tra cứu tức thì Thành phần, Tương tác thuốc & Chính sách đại lý bằng NotebookLM trong 10 giây
Rút ngắn từ "15 phút mở 5 file PDF tìm thông tin trả lời Sale" còn "10 giây tra cứu chính xác 100% có trích dẫn gốc"
Chuyện của Minh (Sale Admin Điều phối Genki Fami): Khách hàng đang đứng ở quầy hỏi: Bác đang uống thuốc huyết áp và tiểu đường thì dùng viên xương khớp và bổ gan này cách nhau bao lâu, liều lượng thế nào? Minh gõ vào NotebookLM — 5 giây sau có câu trả lời chuẩn tài liệu y khoa công ty kèm trích dẫn!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Trả lời tức thì dựa 100% trên Hồ sơ sản phẩm, Q&A Dược sĩ và văn bản Chính sách bán hàng chính thức của công ty lưu trên Google Drive.
Gemini Gems — Tạo trợ lý hỏi đáp nhanh trên ứng dụng Gemini điện thoại cho đội Sale thị trường.. Mỗi đầu tháng khi Giám đốc Kinh doanh ban hành Thông báo khuyến mại tháng mới, Minh chỉ cần lưu file đó vào thư mục 03_CamNang_SanPham_NotebookLM/ trên Google Drive và đồng bộ vào NotebookLM!
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Mỗi đầu tháng khi Giám đốc Kinh doanh ban hành Thông báo khuyến mại tháng mới, Minh chỉ cần lưu file đó vào thư mục 03_CamNang_SanPham_NotebookLM/ trên Google Drive và đồng bộ vào NotebookLM!
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Gom toàn bộ Tài liệu đào tạo sản phẩm, Bảng hỏi đáp chuyên môn (FAQ), Hồ sơ công bố và Chính sách bán hàng tháng hiện tại vào thư mục
03_CamNang_SanPham_NotebookLM/trên Google Drive. - B2
Tạo sổ tay "Não Bộ Sản Phẩm & Chính Sách Bán Hàng" trên NotebookLM, nạp toàn bộ file từ thư mục Drive trên.
- B3
Chia sẻ quyền xem sổ tay NotebookLM cho cả đội Sale và Sale Admin để ai cũng tra cứu được trên điện thoại trong 10 giây!
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Trong ngành chăm sóc sức khỏe và phân phối, "Tốc độ phản hồi giúp giữ nhiệt cuộc gọi — Nhưng độ chính xác tài liệu gốc mới giữ được uy tín thương hiệu".
Cách hỏi sai: "Hỏi ChatGPT miễn phí: "Viên uống Genki Fami uống mấy viên mỗi ngày và tháng này khuyến mại gì?""
Cách làm đúng: Nạp tài liệu chuẩn từ Google Drive vào NotebookLM + hỏi cụ thể tình huống khách hàng & điều kiện cộng dồn khuyến mại + kiểm tra trích dẫn.
Hậu quả: AI bên ngoài không biết chính sách khuyến mại nội bộ tháng này của công ty bạn và có thể nhớ nhầm liều dùng với sản phẩm khác.
Kết quả chuẩn: Câu trả lời chuẩn xác 100% theo quy định công ty, copy gửi Zalo cho Sale chốt khách ngay.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Mỗi đầu tháng khi Giám đốc Kinh doanh ban hành Thông báo khuyến mại tháng mới, Minh chỉ cần lưu file đó vào thư mục 03_CamNang_SanPham_NotebookLM/ trên Google Drive và đồng bộ vào NotebookLM!
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Thêm dòng lệnh cuối Prompt: "Hãy tóm tắt câu trả lời trên thành 1 tin nhắn Zalo 5 dòng ấm áp, dễ hiểu để tôi copy gửi thẳng cho khách hàng".
Bấm nút Study Guide / FAQ trong NotebookLM để xuất ra bộ 20 câu hỏi thường gặp nhất lưu vào Google Drive làm tài liệu thử việc cho Sale mới.
Đặt tên file chính sách trên Drive có tiền tố [DANG_AP_DUNG_T11] và chuyển các chính sách tháng cũ đã hết hạn sang thư mục Luu_Tru_Cu/ để AI không nhầm chính sách cũ.
Mỗi đầu tháng khi Giám đốc Kinh doanh ban hành Thông báo khuyến mại tháng mới, Minh chỉ cần lưu file đó vào thư mục 03_CamNang_SanPham_NotebookLM/ trên Google Drive và đồng bộ vào NotebookLM!
Chính xác! Giữ nguồn dữ liệu "sạch và hiện hành" giúp AI luôn trả lời đúng chính sách mới nhất.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Soạn kịch bản xử lý từ chối ("Giá cao quá") & Thư xin lỗi khi giao hàng trễ giữ trọn thiện cảm
Rút ngắn từ "30 phút bối rối không biết trả lời sao cho êm" còn "1 phút có kịch bản gọi điện + tin nhắn Zalo chuẩn tâm lý"
Chuyện của Minh (Sale Admin Điều phối Genki Fami): Đơn hàng đi tỉnh bị bên vận chuyển om mất 2 ngày, chị chủ đại lý gọi điện mắng xối xả! Minh dùng công thức 4 bước Thấu cảm → Nhận trách nhiệm → Hành động khắc phục ngay → Quà bù đắp của AI, chỉ 5 phút sau chị đại lý dịu giọng và còn đặt thêm đơn mới!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Cực kỳ xuất sắc trong nghệ thuật giao tiếp Omotenashi (tận tâm kiểu Nhật): Không bao biện, đi thẳng vào giải pháp bảo vệ quyền lợi khách hàng và quy đổi giá bán theo chi phí sử dụng mỗi ngày.
Gemini — Nhanh chóng tạo 3 phương án giọng văn (Trang trọng / Thân tình / Ngắn gọn).. Lưu biên bản sự cố và ảnh chụp kiện hàng vào thư mục 01_DonHang_XuatKho_HangNgay/SuCo_VanChuyen/ trên Google Drive để cuối tháng có đủ bằng chứng làm việc và yêu cầu đền bù với đơn vị vận chuyển.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu biên bản sự cố và ảnh chụp kiện hàng vào thư mục 01_DonHang_XuatKho_HangNgay/SuCo_VanChuyen/ trên Google Drive để cuối tháng có đủ bằng chứng làm việc và yêu cầu đền bù với đơn vị vận chuyển.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Mô tả ngắn gọn sự cố (VD: Giao trễ 2 ngày do tắc biên/mưa bão, hoặc مóp 2 vỏ hộp ngoài) và phương án công ty có thể bù đắp (gửi bù hỏa tốc, tặng voucher đơn sau).
- B2
Chạy Prompt để lấy đồng thời Kịch bản nói chuyện điện thoại 60 giây và Tin nhắn Zalo xác nhận sau cuộc gọi.
- B3
Lưu các tình huống xử lý thành công vào file
SoTay_XuLyTinhHuong_SaleAdmin.docxtrên Google Drive.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Khi khách hàng đang giận, "Mọi lời giải thích đều nghe giống như đổ lỗi". Hãy để AI giúp bạn đưa Giải pháp khắc phục lên câu thứ 2 ngay sau lời xin lỗi chân thành.
Cách hỏi sai: "Viết tin nhắn giải thích với khách là do bên giao hàng làm móp hộp chứ bên em đóng gói kỹ lắm rồi."
Cách làm đúng: Áp dụng chuẩn Omotenashi: Thấu cảm thiệt hại của khách → Nhận trách nhiệm → Đưa giải pháp đã thực thi (gửi bù hỏa tốc) → Quà tri ân.
Hậu quả: Khách cảm thấy công ty phủi trách nhiệm và đùn đẩy rủi ro cho người mua.
Kết quả chuẩn: Biến khủng hoảng thành cơ hội chứng minh dịch vụ hậu mãi 5 sao của thương hiệu.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu biên bản sự cố và ảnh chụp kiện hàng vào thư mục 01_DonHang_XuatKho_HangNgay/SuCo_VanChuyen/ trên Google Drive để cuối tháng có đủ bằng chứng làm việc và yêu cầu đền bù với đơn vị vận chuyển.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Bảo AI áp dụng Kỹ thuật Chia nhỏ chi phí ngày (Daily Cost Breakdown): Quy đổi hộp 900.000đ dùng trong 30 ngày thành "Chỉ 30.000đ/ngày — bằng một ly cà phê sáng nhưng bảo vệ lá gan và giấc ngủ chuẩn Nhật Bản".
Nhờ AI soạn chuỗi 3 tin nhắn Zalo: Ngày 3 (Hỏi thăm khách đã mở hộp dùng thử chưa), Ngày 7 (Nhắc mẹo uống đúng giờ để hiệu quả nhất), Ngày 21 (Hỏi thăm cải thiện & nhắc ưu đãi mua liệu trình tiếp theo).
Tập thói quen chụp 1 tấm ảnh kiện hàng trước khi dán băng keo lưu vào thư mục ngày trên Google Drive — giảm 90% tranh cãi thiếu hàng với đại lý và bên vận chuyển!
Lưu biên bản sự cố và ảnh chụp kiện hàng vào thư mục 01_DonHang_XuatKho_HangNgay/SuCo_VanChuyen/ trên Google Drive để cuối tháng có đủ bằng chứng làm việc và yêu cầu đền bù với đơn vị vận chuyển.
Chính xác! Nhận trách nhiệm xử lý với bưu cục và ưu tiên gửi hàng lành lặn cho khách trước là chuẩn mực dịch vụ Omotenashi.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Làm sạch & chuẩn hóa 500 dòng dữ liệu Khách hàng lộn xộn trước khi nhập vào Google Sheets / CRM
Rút ngắn từ "2 giờ sửa tay từng dòng họ tên & SĐT" còn "2 phút chuẩn hóa đồng bộ & lọc trùng"
Chuyện của Minh (Sale Admin Điều phối Genki Fami): Sau hội nghị khách hàng, 5 bạn Sale gửi về 5 file danh sách: Người viết hoa toàn bộ NGUYEN VAN A, người viết thường nguyễn văn a, số điện thoại chỗ thì +84912..., chỗ thì 912.345.678 mất số 0 đầu! Đưa vào AI là sạch bong trong 1 phút!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Tự động viết hoa chữ cái đầu Tiếng Việt có dấu, chuẩn hóa SĐT về đúng 10 số `09xxxxxxxx`, tách Tỉnh/Thành phố ra cột riêng và gộp các dòng trùng SĐT.
Google Sheets (Data Cleanup + Gemini) — Xử lý trực tiếp trên đám mây Google Drive.. Sau khi lưu file Master lên 04_BaoCao_DoanhSo_CRM/ trên Google Drive, dùng tính năng Data → Data validation của Google Sheets để khóa định dạng cột SĐT và cột Tỉnh/Thành phố từ nay về sau!
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Sau khi lưu file Master lên 04_BaoCao_DoanhSo_CRM/ trên Google Drive, dùng tính năng Data → Data validation của Google Sheets để khóa định dạng cột SĐT và cột Tỉnh/Thành phố từ nay về sau!
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Gom các danh sách thô vào 1 file tạm trong thư mục
04_BaoCao_DoanhSo_CRM/Data_Raw/trên Google Drive. - B2
Đưa dữ liệu (hoặc tải file CSV lên ChatGPT Data Analysis / Claude) kèm bộ 5 quy tắc chuẩn hóa dữ liệu.
- B3
Tải bảng sạch về lưu thành file Master
CRM_KhachHang_ChuanHoa.xlsxtrên Google Drive để phân quyền cho đội Sale chăm sóc.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Dữ liệu khách hàng là tài sản quý nhất của phòng Kinh doanh: "Chuẩn hóa SĐT 10 số + Tách cột Tỉnh/Thành + Gộp trùng" là 3 bước bắt buộc trước khi chạy bất kỳ chiến dịch chăm sóc nào.
Cách hỏi sai: "Sửa lại bảng danh sách khách hàng này cho đẹp."
Cách làm đúng: Quy định rõ 5 chuẩn: Proper Case + SĐT 10 số có số 0 đầu + Tách cột Quận/Tỉnh + Tự động phân loại B2B/B2C + Gộp trùng SĐT.
Hậu quả: AI chỉ kẻ lại bảng nhưng vẫn để nguyên SĐT mất số 0 đầu và không tách cột Tỉnh/Thành phố để lọc.
Kết quả chuẩn: Dữ liệu sạch chuẩn CRM, dùng để gửi Zalo ZNS hoặc chia tuyến cho Sale thị trường được ngay.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Sau khi lưu file Master lên 04_BaoCao_DoanhSo_CRM/ trên Google Drive, dùng tính năng Data → Data validation của Google Sheets để khóa định dạng cột SĐT và cột Tỉnh/Thành phố từ nay về sau!
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Dặn AI: "Khi xuất file CSV/Excel, hãy định dạng cột Số điện thoại dưới dạng Text (hoặc thêm dấu nháy đơn ở đầu) để Excel không tự động cắt mất số 0 đầu tiên".
Có cột [Danh xưng] riêng giúp khi bạn nối chuỗi gửi tin nhắn hàng loạt sẽ hiện "Chào chị Lan", "Chào anh Hùng" tự nhiên như nhắn tay!
Trên file Master Google Drive, vào Data → Filter views → Create new filter view cho từng nhân viên Sale: Ai mở vào chỉ thấy khách của người đó mà không làm nhảy màn hình của người khác!
Sau khi lưu file Master lên 04_BaoCao_DoanhSo_CRM/ trên Google Drive, dùng tính năng Data → Data validation của Google Sheets để khóa định dạng cột SĐT và cột Tỉnh/Thành phố từ nay về sau!
Chính xác! Đây là kỹ năng sống còn khi làm việc nhóm trên Google Sheets/Drive.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Tổng hợp Báo cáo Doanh số Ngày/Tuần, Tiến độ KPI & Bảng vinh danh đội Sale trong 3 phút
Rút ngắn từ "45 phút cộng số & gõ báo cáo tổng kết tuần" còn "3 phút có Báo cáo điều hành + Bản tin Zalo truyền lửa"
Chuyện của Minh (Sale Admin Điều phối Genki Fami): Cứ 17h30 chiều Thứ Sáu là Minh phải tổng hợp doanh số từng bạn Sale, từng dòng hàng, tính % đạt KPI rồi viết tin nhắn tổng kết gửi vào nhóm Zalo toàn công ty. Giờ có AI, Minh chỉ mất đúng 3 phút mà bản tin đọc hào hứng như bình luận thể thao!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Vừa tính toán chính xác % hoàn thành mục tiêu (Run-rate), số doanh thu còn thiếu mỗi ngày để về đích, vừa viết được bản tin vinh danh truyền cảm hứng cho đội ngũ.
ChatGPT Data Analysis — Vẽ biểu đồ cột xếp hạng doanh số đẹp mắt để gửi kèm vào nhóm Zalo.. Gắn link thư mục 04_BaoCao_DoanhSo_CRM/ trên Google Drive vào phần Mô tả (Description / Ghim đầu nhóm) của nhóm Zalo Kinh doanh để Sếp bấm vào xem bảng thời gian thực bất cứ lúc nào.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Gắn link thư mục 04_BaoCao_DoanhSo_CRM/ trên Google Drive vào phần Mô tả (Description / Ghim đầu nhóm) của nhóm Zalo Kinh doanh để Sếp bấm vào xem bảng thời gian thực bất cứ lúc nào.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Copy bảng tổng hợp doanh số tuần từ file Google Sheets trên Drive (Cột: Tên Sale / Khu vực, Chỉ tiêu tháng, Lũy kế đã đạt, Doanh số tuần này, Số mở mới đại lý).
- B2
Dán vào Claude/Gemini để xuất đồng thời 2 bản: Bản 1 (Báo cáo phân tích gửi Giám đốc Kinh doanh) và Bản 2 (Bản tin Vinh danh gửi nhóm Zalo Sale).
- B3
Lưu báo cáo chi tiết vào thư mục
04_BaoCao_DoanhSo_CRM/BaoCao_Tuan/trên Google Drive và gửi bản tóm tắt kèm link Drive vào nhóm.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Một Sale Admin giỏi không chỉ báo cáo "Đã đạt được bao nhiêu", mà luôn tính sẵn cho đội Sale biết "Mỗi ngày còn lại cần chốt thêm bao nhiêu để về đích (Daily Run-rate)".
Cách hỏi sai: "Viết tin nhắn báo cáo doanh số tuần này gửi nhóm Zalo."
Cách làm đúng: Tách 2 bản (Báo cáo Giám đốc có phân tích tiến độ Run-rate + Bản tin Zalo vinh danh Top 3 và mục tiêu ngày còn lại).
Hậu quả: Tin nhắn liệt kê dài lê thê 20 dòng số liệu khô khan, không làm nổi bật Top dẫn đầu và không tính mục tiêu ngày còn lại.
Kết quả chuẩn: Giám đốc nắm ngay điểm nghẽn để kèm cặp, còn đội Sale có mục tiêu rõ ràng cho từng ngày trong tuần cuối.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Gắn link thư mục 04_BaoCao_DoanhSo_CRM/ trên Google Drive vào phần Mô tả (Description / Ghim đầu nhóm) của nhóm Zalo Kinh doanh để Sếp bấm vào xem bảng thời gian thực bất cứ lúc nào.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Hỏi thêm AI: "Dựa vào doanh số theo mã hàng, bạn Sale nào đang chỉ tập trung bán 1 mã dễ mà bỏ quên các mã sản phẩm chiến lược biên lợi nhuận cao?"
Nhờ AI hướng dẫn dùng hàm SPARKLINE ngay trong ô Google Sheets để tạo thanh tiến độ (Progress bar) màu xanh ngay bên cạnh % KPI của từng bạn Sale!
Cuối mỗi tuần, đối chiếu cột Doanh số lên đơn của Minh với cột Thực thu về tài khoản của Chị Mai Kế toán trên Google Drive để tính thưởng hoa hồng chính xác.
Gắn link thư mục 04_BaoCao_DoanhSo_CRM/ trên Google Drive vào phần Mô tả (Description / Ghim đầu nhóm) của nhóm Zalo Kinh doanh để Sếp bấm vào xem bảng thời gian thực bất cứ lúc nào.
Chính xác! Chia mục tiêu lớn thành mục tiêu ngày giúp đội Sale hành động quyết liệt hơn rất nhiều.
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành6 nguyên tắc bỏ túi cùng Minh
- 01
Bóc 30 tin nhắn đặt hàng Zalo ra bảng kho (Gemini → Google Sheets): Đưa Bảng quy chiếu Mã SKU + tách Hàng bán & Hàng tặng.
- 02
Tạo Báo giá 3 gói & bài toán lời cho đại lý (Claude / Gemini Docs): So sánh 3 gói đầu tư + tính rõ Lợi nhuận gộp đại lý thu về.
- 03
Tra cứu Thành phần, Công dụng & Khuyến mại (Google NotebookLM): Nạp hồ sơ sản phẩm & chính sách tháng từ Google Drive.
- 04
Xử lý từ chối giá & Xin lỗi sự cố giao hàng (Claude Sonnet 4.6): Chuẩn Omotenashi: Thấu cảm → Nhận trách nhiệm → Giải pháp ngay.
- 05
Làm sạch & chuẩn hóa 500 dòng khách hàng (Claude / ChatGPT Data): Chuẩn hóa SĐT 10 số + tách cột Tỉnh/Thành + gộp trùng.
- 06
Báo cáo doanh số tuần & Bản tin vinh danh (Claude / Gemini Sheets): Tách bản Giám đốc & bản Zalo + tính Daily Run-rate còn lại.
Biên soạn cho Genki Fami dựa trên học liệu Chibo Academy & phong cách Genki Cẩm Nang. Lưu trữ đồng bộ qua Google Drive.