AI Cho Kho VậnQuyển Hạ (下) · 6 tình huống nâng cao
Sau khi chuẩn hóa nền tảng ở Quyển Thượng, Anh Nam tiến tới tối ưu: dự báo tồn kho, phân loại ABC, xử lý hàng loạt chứng từ bằng Cowork, dashboard kho và t…
Mục lục · Quyển Hạ (下) · Phức tạp & Tự động hóa
Đồng hành cùng Anh Nam (Trưởng Vận hành Kho) & Daruma Xanh Genki Fami.
Chọn đúng công cụ AI trong 10 giây
Mỗi tình huống của Anh Nam đều kết thúc bằng việc lưu sản phẩm chuẩn vào Google Drive chung để cả phòng dùng lại:
Viết văn bản tự nhiên, dựng bảng/biểu đồ trực quan bằng Artifacts và dùng Cowork đọc hàng loạt file chứng từ/báo cáo.
NotebookLM: tra cứu quy chế/hồ sơ SP từ Drive 0% bịa đặt. Gemini Sheets/Docs/Nano Banana/Flow: xử lý bảng tính, ảnh & video.
Thư mục gốc GenkiFami_Drive / 05_KhoVan_Logistics / 99_Automation / gồm: 05_DuBao_ABC/ (Dự báo nhu cầu và phân tích ABC) · 06_Cowork_ChungTu_Batch/ (Thư mục xử lý hàng loạt chứng từ kho) · 07_Dashboard_Kho/ (Dashboard HTML tồn kho và hiệu suất) · 08_AppsScript_Gem_Kho/ (Mã tự động và Gem trợ lý kho).
Dự báo nhu cầu 4 tuần tới và đề xuất số lượng đặt hàng bổ sung từ lịch sử xuất kho
Rút ngắn từ "1 ngày tính tay" còn "15 phút có đề xuất đặt hàng"
Chuyện của Anh Nam (Trưởng Vận hành Kho): Mùa sale sắp tới, hàng bán chạy dễ đứt. Anh Nam đưa lịch sử xuất 6 tháng, AI đề xuất lượng cần đặt và mức tồn an toàn!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Tính trung bình bán theo tuần, biến động theo mùa, điểm đặt hàng lại và mức tồn an toàn.
Gemini Sheets — Dùng hàm FORECAST đơn giản.. Lưu bảng dự báo và các giả định vào 05_DuBao_ABC/ để đối chiếu thực tế.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu bảng dự báo và các giả định vào 05_DuBao_ABC/ để đối chiếu thực tế.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Xuất lịch sử xuất kho 6 tháng vào
05_DuBao_ABC/. - B2
Cung cấp thời gian giao hàng của nhà cung cấp.
- B3
Duyệt đề xuất với bộ phận mua hàng trước khi đặt.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Mọi dự báo cần nêu rõ giả định để con người duyệt.
Cách hỏi sai: "Dự báo tồn kho tháng sau."
Cách làm đúng: Cung cấp lịch sử + thời gian giao + hệ số mùa + yêu cầu nêu giả định.
Hậu quả: Không nêu giả định, khó kiểm chứng.
Kết quả chuẩn: Đề xuất đặt hàng có cơ sở.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu bảng dự báo và các giả định vào 05_DuBao_ABC/ để đối chiếu thực tế.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Cuối kỳ so dự báo với số bán thật.
Mã mới chưa đủ dữ liệu cần xử lý riêng.
Duyệt trước khi đặt.
Lưu bảng dự báo và các giả định vào 05_DuBao_ABC/ để đối chiếu thực tế.
Chính xác!
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Phân tích ABC để sắp xếp lại vị trí kệ, đưa mã bán chạy ra gần cửa xuất
Rút ngắn từ "Bố trí theo thói quen" còn "20 phút có sơ đồ bố trí đề xuất"
Chuyện của Anh Nam (Trưởng Vận hành Kho): Hai mươi phần trăm số mã chiếm gần tám mươi phần trăm lượng xuất. Anh Nam dùng AI phân loại ABC rồi đề xuất bố trí lại kệ!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Tính tỷ trọng lũy kế để chia nhóm A/B/C và gợi ý khu vực lưu trữ.
Gemini Sheets — Tạo biểu đồ Pareto.. Lưu bảng ABC theo quý vào 05_DuBao_ABC/.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu bảng ABC theo quý vào 05_DuBao_ABC/.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Xuất lượng xuất theo mã 3 tháng.
- B2
Chạy Prompt phân tích ABC.
- B3
Thử nghiệm bố trí lại khu A trước và đo thời gian soạn.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Bố trí kho theo tần suất lấy hàng, không theo thói quen.
Cách hỏi sai: "Sắp xếp lại kho cho hợp lý."
Cách làm đúng: Dùng lượng xuất và số dòng đơn để chia ABC.
Hậu quả: Đề xuất chung chung.
Kết quả chuẩn: Sơ đồ có cơ sở dữ liệu.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu bảng ABC theo quý vào 05_DuBao_ABC/.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Tần suất lấy quan trọng hơn khối lượng.
Đo thời gian soạn trước và sau.
ABC thay đổi theo mùa.
Lưu bảng ABC theo quý vào 05_DuBao_ABC/.
Chính xác!
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Claude Cowork đổi tên và lập bảng kê 100 phiếu nhập/xuất PDF theo chuẩn
Rút ngắn từ "2 giờ mở từng file" còn "5 phút chạy tự động"
Chuyện của Anh Nam (Trưởng Vận hành Kho): Tháng cuối có 100 phiếu PDF tên lộn xộn. Anh Nam giao Cowork đọc từng phiếu, đổi tên chuẩn và xuất bảng kê tổng!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Đọc từng PDF, trích xuất ngày, số phiếu, đối tác, giá trị rồi đổi tên và xuất bảng kê.
Apps Script — Đổi tên file ngay trong Drive.. Dùng Google Drive for Desktop để thư mục tự đồng bộ lên đám mây sau khi xử lý.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Dùng Google Drive for Desktop để thư mục tự đồng bộ lên đám mây sau khi xử lý.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Sao lưu thư mục phiếu vào
06_Cowork_ChungTu_Batch/Backup/. - B2
Cấp quyền Cowork vào thư mục xử lý.
- B3
Xem bảng xem trước tên mới rồi mới xác nhận đổi.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Thao tác hàng loạt: Backup – Xem trước – Xác nhận – Thực thi.
Cách hỏi sai: "Đổi tên hết file trong thư mục."
Cách làm đúng: Chuẩn tên + kiểm trùng + xem trước.
Hậu quả: Không xem trước, dễ đổi nhầm.
Kết quả chuẩn: Kho chứng từ gọn, tìm nhanh.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Dùng Google Drive for Desktop để thư mục tự đồng bộ lên đám mây sau khi xử lý.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Giới hạn phạm vi thao tác.
Phát hiện phiếu nhập hai lần.
Backup ít nhất 30 ngày.
Dùng Google Drive for Desktop để thư mục tự đồng bộ lên đám mây sau khi xử lý.
Chính xác!
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Dựng dashboard kho: tồn theo mã, hàng cận hạn và năng suất soạn hàng bằng Artifacts
Rút ngắn từ "2 giờ vẽ biểu đồ" còn "15 phút có dashboard"
Chuyện của Anh Nam (Trưởng Vận hành Kho): Sếp muốn nhìn tồn kho trong một màn hình. Anh Nam để Claude dựng dashboard HTML có cảnh báo cận hạn màu cam, đỏ!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Tạo trang HTML có bộ lọc, màu cảnh báo và biểu đồ từ dữ liệu dán vào.
Gemini Canvas — Tạo tương tự.. Lưu HTML kèm ngày vào 07_Dashboard_Kho/.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu HTML kèm ngày vào 07_Dashboard_Kho/.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Chuẩn bị bảng tồn kèm hạn dùng.
- B2
Chạy Prompt trong Claude với Artifacts.
- B3
Tải HTML lưu vào
07_Dashboard_Kho/.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Màu cảnh báo nên gắn với ngưỡng hành động cụ thể.
Cách hỏi sai: "Làm dashboard kho đẹp."
Cách làm đúng: Nêu cột, bộ lọc, ngưỡng màu và cảnh báo.
Hậu quả: Không có tiêu chí cảnh báo.
Kết quả chuẩn: Dashboard hành động được.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu HTML kèm ngày vào 07_Dashboard_Kho/.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Định dạng ngày DD/MM/YYYY nhất quán.
In PDF cho họp ca.
Dán dữ liệu mới mỗi tuần.
Lưu HTML kèm ngày vào 07_Dashboard_Kho/.
Chính xác!
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Apps Script tự gửi cảnh báo hàng cận hạn và mã dưới mức tồn tối thiểu mỗi sáng
Rút ngắn từ "Kiểm tra tay mỗi sáng" còn "0 phút, tự động"
Chuyện của Anh Nam (Trưởng Vận hành Kho): Anh Nam mô tả cột trong Sheets, AI viết 30 dòng mã. Từ nay sáng nào cũng có email liệt kê hàng cận hạn và mã sắp cạn!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Miễn phí, chạy ngay trong Google Sheets, hẹn giờ bằng Trigger.
Gemini — Viết mã tương tự.. Lưu bản mã trong 08_AppsScript_Gem_Kho/.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Lưu bản mã trong 08_AppsScript_Gem_Kho/.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Mở Sheets tồn kho → Extensions → Apps Script.
- B2
Dán mã AI viết, đổi email, Save.
- B3
Cài Trigger chạy mỗi sáng 7h30.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Tự động hóa bắt đầu từ mô tả chính xác cột và điều kiện.
Cách hỏi sai: "Viết code cảnh báo kho."
Cách làm đúng: Nêu tên Sheet, cột, điều kiện và người nhận.
Hậu quả: Sai tên Sheet và cột.
Kết quả chuẩn: Chạy ngay lần đầu.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Lưu bản mã trong 08_AppsScript_Gem_Kho/.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Thử trên bản sao Sheets.
Copy thông báo lỗi để sửa.
Chỉ gửi cho người xử lý.
Lưu bản mã trong 08_AppsScript_Gem_Kho/.
Chính xác!
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành
Đóng gói "Trợ lý Kho" bằng Gemini Gem để cả ca hỏi quy trình, xử lý sự cố nhanh
Rút ngắn từ "Gọi quản lý hỏi từng việc" còn "Hỏi trợ lý nhận hướng dẫn ngay"
Chuyện của Anh Nam (Trưởng Vận hành Kho): Nhân viên ca đêm gặp tình huống lạ, không gọi được quản lý. Giờ họ hỏi Gem: SOP, cách xử lý hàng móp, hàng nhầm lô đều có sẵn!
Chọn đúng công cụ & Lưu trữ Google Drive
Nạp SOP và quy tắc xử lý sự cố từ Drive, cả đội có cùng một nguồn hướng dẫn.
NotebookLM — Dùng làm sổ tay tra cứu SOP.. Mỗi khi SOP cập nhật trên Drive, Gem dùng bản mới nhất.
Nhắc nhở từ Daruma Xanh: Mỗi khi SOP cập nhật trên Drive, Gem dùng bản mới nhất.
Chuẩn thực hành Chibo Academy × Quy trình Google Drive nội bộ Genki Fami.
3 bước xử lý & lưu vào Google Drive
- B1
Gom SOP, bảng mã hàng, quy tắc sự cố vào Drive.
- B2
Tạo Gem và đính kèm file.
- B3
Dán System Prompt và chia sẻ cho các ca.
Nguyên tắc cốt lõi & Đối chiếu Sai / Đúng
Nguyên tắc rút ra cho các tình huống tương tự
Một trợ lý tốt biết giới hạn thẩm quyền và nói “chưa có trong tài liệu”.
Cách hỏi sai: "Để AI tự quyết mọi sự cố."
Cách làm đúng: Giới hạn theo SOP + quy tắc báo quản lý.
Hậu quả: Có thể hướng dẫn vượt thẩm quyền.
Kết quả chuẩn: Ca đêm xử lý đúng quy trình.
Lưu file rời rạc ngoài Desktop hoặc để trôi trong nhóm chat Zalo
Mỗi khi SOP cập nhật trên Drive, Gem dùng bản mới nhất.
Đúc kết từ tình huống thực tế phòng ban Genki Fami.
4 mẹo xử lý nhanh trong 30 giây
Bổ sung SOP khi Gem chưa trả lời được.
Thử 10 tình huống thật trước khi chia sẻ.
Sẵn sàng nâng cấp tự động hóa chuyên sâu.
Mỗi khi SOP cập nhật trên Drive, Gem dùng bản mới nhất.
Chính xác!
Máy ghép Prompt & Đóng dấu 7 ngày
Đóng dấu 7 ngày áp dụng (済)
Bấm ngày đã thực hành6 nguyên tắc bỏ túi cùng Anh Nam
- 01
Dự báo & điểm đặt hàng (Claude / ChatGPT Data): Nêu rõ giả định.
- 02
Phân tích ABC bố trí kệ (Claude / ChatGPT Data): Theo tần suất lấy hàng.
- 03
Cowork đổi tên phiếu kho (Claude Cowork): Backup – Xem trước – Thực thi.
- 04
Dashboard tồn & cận hạn (Claude Artifacts): Màu gắn ngưỡng hành động.
- 05
Cảnh báo kho tự động (Apps Script): Mô tả đúng cột.
- 06
Gem Trợ lý Kho (Gemini Gems): Biết giới hạn thẩm quyền.
Biên soạn cho Genki Fami dựa trên học liệu Chibo Academy & phong cách Genki Cẩm Nang. Lưu trữ đồng bộ qua Google Drive.